A hotel Property Management System (Hotel PMS) egy szálloda digitális tükre, ahol az üzemeltetés szálai összefutnak. Úgy, hogy segít rendszerbe foglalni, tervezni és irányítani szállodája üzemeltetését, valamint adatokkal és jelentésekkel támogatja a döntéshozást.

Annak ellenére, hogy a vendéglátó- és szállodaipar jelenleg nehéz időket él át a járvány miatt, ez a helyzet nem fog örökké tartani. Viszont az automatizáció, a digitalizáció és az otthoni munkavégzés jó eséllyel végig fogja kísérni az ágazat jövőjét. Új üzleti lehetőségekhez való alkalmazkodás és egy olajozott rendszer a jövő alapja.

Az automatizálás és az emberi munkavégzés finomhangolása kulcsfontosságú a munkafolyamatok gördülékeny és költséghatékony végzéséhez. Egy jól kiválasztott szállodai rendszer (PMS szoftver), akár panziónak, akár nemzetközi szálloda számára biztosítja a megoldáshoz vezető felületet.

A szálláshely részlegei (a teljesség igénye nélkül):

• a recepció,
• a housekeeping,
• a konyha,
• a szobafoglalás,
• a SPA,
• az értékesítés,

közötti kommunikációt és gördülékeny munkavégzést hivatott elősegíteni.

Az alkalmazottak ideje költséges, azaz minél gyorsabban és hatékonyabban teljesülnek az adminisztratív feladatok az automatizáció révén, annál több idő marad foglalkozni a valóban fontos teendőkkel, a vendéggel.

Ki használhat szállodai szoftvert?

A vendég.

Természetesen a vendég! Egy online elkészített foglalás adatai automatizált módon beáramlanak a szállodai PMS rendszerbe, illetve a bejelentkezést követően a tartózkodás idején történt további fogyasztás is rögzítésre kerül a szállodai rendszerben.

Szálloda vezetőség

A szoftver valós idejű hozzáférést biztosít akár mobil telefonról is. Lehívhatók a jelentések, foglaltsági adatok, előrejelzés, pénzügyi és F&B mutatók, és sok más. A tulajdonos és a vezetők bárhonnan figyelemmel kísérhetik a vállalat napi tevékenységét, hogy megfelelő döntéseket hozhassanak és a helyes irányt válasszanak.

Az értékesítés

A bevételek további növeléséhez jól beállított árazásra és ezek átlátható kezelésére van szükség. A PMS ebben is támogatást nyújt részletes üzemeltetési, bevételi, foglalási, foglaltsági, audit, illetve vendégprofil jelentésekkel. A szükséges információhoz hozzáférést biztosít, amely alapja minden tervezésnek.

Recepció

A vendégélmény a recepción kezdődik és végződik, ezért egy modern szállodai PMS rendszer teljessége elengedhetetlen, a gyors és kényelmes funkciók megkönnyítik a recepció feladatát és növelik a vendégélményt mert minden szál egy helyen van.

Housekeeping

A szobák állapota valós időben van nyilvántartva, az állapot azonnal látható más részlegeknél. A szoba státuszának állítása, a pótágyak és egyéb bekészítések már digitalizált formában a szobaasszonyok számára is elérhetőek – egy alkalmazás segítségével.

Az integrálhatóság

Online foglalás, Channel Manager, Foglaló Motor, Utazási Irodák, OTA. Minél több csatornán keresztül történik a szálloda megjelenése, annál nehezebb feldolgozni és frissen tartani a foglaltságot. Ezért egy jó PMS rendszer tulajdonsága az integrálhatóság és a megbízhatóság. Hiszen a kiadható és a kiadott szobák száma, illetve az árkódok a megadott feltételek alapján valós időben frissülnek a megjelenési csatornákon.

Hovatovább egy szállodai ügyviteli rendszernek kompatibilisnek, összeegyeztethetőnek kell lennie a számviteli rendszerrel, a beléptető rendszerrel, a média rendszerrel, az NTAK és NAV rendszerével, valamint az étteremmel – azaz az éttermi POS rendszerrel.

Kulcsfontosságú a kétirányú kommunikáció

Egy modern szállodai szoftver képes integrálni marketing célú modulokat is, amelyek számos információval és tudnivalóval szolgálják a vezetőséget. A vendég személyre szabott élményhez juthat hozzá, kedvezményekről kaphat szóróanyagot, nyilvántarthatja személyes adatait, és akár be is jelentkezhet a digitális bejelentőlap (digital registration card) segítségével.